Os processos deixam, aos poucos, de ser manuais e offline para se tornarem compartilhados, automatizados e em nuvem.
Embora as universidades sejam grandes centros de produção de conhecimento e pesquisa, muitas delas podem ainda não ter incorporado as tecnologias criadas no ambiente acadêmico no dia a dia da instituição. É o que mostra um estudo realizado por uma das grandes empresas globais de consultoria administrativa, a KPMG, que presta serviços para o ensino superior.
No relatório “Higher Education Industry Outlook Survey”, realizado entre 2015 e 2016, mais de cem instituições de ensino superior norte-americanas apontam os principais gargalos para o crescimento do setor, considerando um cenário de mudanças tecnológicas. Inovação, segurança das informações, análise de dados e reformas estruturais são alguns dos temas tratados na pesquisa.
O documento destaca que tecnologia e inovação são necessárias não somente nas práticas de ensino e pesquisa, mas também na gestão dos recursos operacionais, como orçamento, captação de verbas e aumento do número de alunos matriculados. Segundo a consultoria, análise e uso de dados nessas áreas são essenciais para que as instituições fechem as contas com segurança e possam traçar previsões e caminhos a serem seguidos nos próximos meses.
O aprofundamento nos dados coletados pelas faculdades não está restrito aos setores administrativos, mas também pode ser utilizado na sala de aula. O levantamento indica que o desempenho de estudantes pode ser medido e classificado, para que professores consigam elaborar um diagnóstico das principais dificuldades enfrentadas por cada aluno. Assim, docentes poderiam pensar em estratégias mais precisas para corrigir as falhas e saber quais são os pontos em que mais precisam agir.
Análise de dados
Uma das grandes dificuldades ao lidar com a modernização dos sistemas de organização de informação é que essa necessidade, geralmente, não caminha no mesmo passo que o crescimento financeiro das universidades, aponta a pesquisa. Como lidar, então, com um orçamento restrito e uma crescente demanda pelo uso de tecnologia?
Para as instituições privadas, a questão é ainda mais complexa. Isso porque, conforme a consultoria, a solução mais imediata, que seria o aumento das mensalidades, é também a mais problemática, uma vez que pode afastar os estudantes. Seria necessário investir mais recursos financeiros nesse campo para que os diagnósticos sejam mais precisos e acertados, com maior desempenho.
A encruzilhada é um dos principais desafios que as instituições de ensino superior encontram para incluírem a inovação também em seus processos, e não somente nos laboratórios e na sala de aula. A saída que vem sido adotada por universidades nos Estados Unidos é recuperar conceitos de mercado e trazê-los para a universidade. A adoção de um sistema de planejamento de recursos empresariais é uma dessas medidas.
Segundo o levantamento, parte delas reconhece a importância de se analisar os dados coletados pelos softwares de gerenciamento de recursos financeiros, humanos e educacionais. Mas ainda não implementou mecanismos que possam dar os melhores resultados, pois o custo de manutenção e atualização das plataformas pode ser alto.
No Brasil, algumas instituições estão passando por mudanças no sistema de armazenamento de dados e traçando planejamentos estratégicos. Na Kroton, empresa de educação responsável por faculdades como Pitágoras, Anhanguera e Unopar em todo o país, mais de 50 líderes da corporação, dentre engenheiros e cientistas de dados, passaram a integrar uma área de analytics.
“Temos mapeado mais de 35 classes de dados granulares que têm capacidade de predizer o sucesso do aluno e planejar intervenções que o ajudem a acompanhar o desafio acadêmico, desenvolver-se e tornar-se um profissional melhor. Além dos dados para o sucesso do aluno, temos um mapa de indicadores que permitem acompanhar as principais dimensões estratégicas de negócio e traçar planos de ação”, conta o diretor de Inovação e Analytics da Kroton, Felipe Amaral de Mattos.
Armazenamento em nuvem e segurança online
A opção por sistemas de armazenamento em nuvem, em que o conteúdo é hospedado em sites de empresas terceirizadas que oferecem esse serviço e o mantém disponível online, é uma das práticas frequentemente por gestores norte-americanos. Além de ser uma solução mais econômica para universidades que querem organizar seus processos para a comunidade escolar sem arcar com os custos de investimento em um servidor próprio, há ainda a facilidade de oferecer as informações diretamente na internet.
O estudo da KPMG mostra que reitores e administradores afirmaram confiar no armazenamento de dados em servidores externos. No entanto, a fragilidade dos dados online, que podem estar sujeitos a ataques virtuais, é uma das principais ameaças nesse cenário. Conforme a pesquisa, 47% dos gestores afirmaram que o risco de crimes cibernéticos era a tendência que mais preocupava a universidade.
Embora a produção de tecnologia, conhecimento e inovação nas pesquisas seja atividade-fim da academia, os ciberataques são pouco direcionados a esse campo. O relatório revela que o furto de dados está ligado principalmente a informações pessoais da comunidade acadêmica, como relações de nomes completos, endereços, CPFs, números de telefone e outros elementos que podem ser comercializados e aproveitados por empresas.
Nesses casos, a consultoria indica que o estabelecimento de protocolos claros de ação em casos de ameaças de alto risco é uma boa maneira para garantir mais segurança ao processo. Com uma estratégia bem definida, as universidades podem retirar rapidamente o conteúdo afetado da internet e pensar em planos de contenção dos danos.
Obras e investimentos
Outro desafio enfrentado por instituições de ensino superior é de ordem estrutural. A pesquisa mostra que, mesmo que muitas faculdades pensem em alternativas como oferecer cursos online e educação a distância, essa não é a melhor saída, na visão de pessoas que buscam uma vaga nas universidades. Ainda que os custos sejam menores, a KPMG destaca que o ambiente e a atmosfera universitária são muito valorizados por alunos e pessoas que buscam ingressar nas instituições.
Essa busca por infraestrutura implica em gastos maiores com a construção de prédios novos, como bibliotecas, laboratórios e refeitórios, adequados às necessidades dos alunos, além da compra de equipamentos mais atualizados.
Porém, as obras, além de serem dispendiosas, não estão em uma área em que os gestores necessariamente dominam, já que eles coordenam centros de educação e não empresas ligadas à construção civil. Há uma série de desafios trazidos por essa prática: restrições orçamentárias, gastos mais altos do que o previsto, possibilidade de atrasos na entrega são alguns dos impasses elencados pela consultoria que preocupam a administração universitária.
Inovação nos métodos de financiamento
Para garantir a que as reformas saiam do papel, muitas universidades têm procurado métodos alternativos para complementar e diversificar a receita das instituições e, assim, promover as obras e construções no campus.
Dentre as práticas indicadas pelo estudo, as principais são a arrecadação de verbas por doações voluntárias, o estabelecimento de parcerias público-privadas, a transferência de tecnologia produzida no ambiente acadêmico para empresas interessadas em apoiar financeiramente a universidade e a adoção de cursos e outras iniciativas online.
As técnicas de redução de custos e ampliação da eficiência já são velhas conhecidas do setor empresarial. Porém, no contexto do aumento da demanda tecnológica nos centros de ensino, pesquisadores apontam que elas também devem ser utilizadas e adaptadas no campo educacional.
Reunir e analisar dados para entender quais são as melhores decisões a serem tomadas pela academia, utilizar programas de armazenamento de informações na nuvem e investir em parcerias com o setor privado são algumas das medidas adotadas por empresas que podem ajudar a nortear as atividades administrativas também nas instituições de ensino superior.
Ainda que a pesquisa da KPMG tenha sido feita considerando o contexto das universidades nos Estados Unidos, há muitas lições que podem ser aproveitadas pelas instituições brasileiras para sanar alguns dos principais gargalos da modernização tecnológica na academia.
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